军工行业办公室行政兼外事秘书岗位说明书

来源：哈瑞养生

行政兼外事秘书职务说明书

岗位名称		行政兼外事秘书	岗位编号	710-1-02-04
所在部门		所办公室	岗位定员	1
直接上级		所办主任	工资等级
直接下级		无	薪酬类型
所辖人员		无	岗位分析日期
本职：负责所办的文书、行政事务，归口管理全所外事工作
职责与工作任务：
职责一	职责表述：文书处理工作			工作时间百分比：30%
	工作任务	根据领导指示，草拟文件并下发		频次：2次/周
		根据领导授权，对所发文件会签把关		频次：2次/周
		办公室内部文件登记、分发、承办		频次：2次/天
		机关各部门文件传阅、清退，并对所领导批示内容进行督办		频次：10次/天
		秘级文件的整理、清退		频次：1次/周
职责二	职责表述：外事工作			工作时间百分比：25%
	工作任务	组织协调有关业务部门提出、申报外事项目		频次：1次/年
		拟定涉外活动计划，总结外事工作经验		频次：2次/年
		组织协调科技引智工作，负责接待来华专家		频次：3次/年
		办理出国人员外事手续		频次：6次/年
		对涉外人员进行外事培训、教育		频次：9次/年
		宣传外事工作，解答外事咨询		频次：1次/月
职责三	职责表述：印、信管理			工作时间百分比：10%
	工作任务	负责所级印章使用及全所印章发放、备案、收回、销毁		频次：5次/天
		负责介绍信及授权委托书的管理		频次：2次/天
职责四	职责表述：档案、资料工作			工作时间百分比：10%
	工作任务	负责本部门文件的保管及归档		频次：1次/年
		负责外事工作的建档、更新、管理		频次：2次/年
		负责相关资料（护照、照片、身份证明等）的搜集、分类和保存		频次：1次/月
职责五	职责表述：其他日常行政事务工作			工作时间百分比25%
	工作任务	办公室文件资料的搜集、打印工作		频次：2次/周
		为所领导办理财务报销、物品领用等手续		频次：1次/天
		所办质量工作记录及监督		频次：1次/月
		重要电话记录及承办、督办工作		频次：2次/天
		负责所级会议的承办工作		频次：1次/月
		接待工作		频次：1次/月
		编排节日期间值班表		频次：4次/年
职责六	职责表述：完成领导交办的其他工作
权力：
权限一：对布置的工作有督办及检查的权力
权限二：向所属各单位索取相关资料的权力
权限三：对印鉴使用、介绍信的开具有审查权
工作协作关系：
内部协调关系		所属各单位
外部协调关系		集团公司办公室及外办、兄弟单位办公室及外办、地方办公室、外事办公室、地方安全局、
所需记录文档：文件、会议通知单、传真
教育水平		大学本科及以上学历
专业		行政、文秘、档案等专业
经验		1年以上外事工作经验，1年以上行政文秘工作经验
知识		具备相应的行政管理知识、秘书知识，熟悉外事工作、具备计算机应用知识、对财务知识、法律知识有一定的了解
技能技巧		能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力，沟通协调能力、英语阅读写作能力
培训经历		行政管理、秘书学、涉外管理
其它：
使用工具设备		计算机、电话、传真机、打印机、扫描仪、交通工具、计算器、档案柜、照相机、碎纸机
工作环境		一般的办公环境
工作时间特征		工作时间较为规律，上、下班时间经常随业务情况变化，有时需要加班
备注：

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